Деяния апостилей

Проверка подлинности документов в международных деловых операциях в соответствии с Гаагской конвенцией об апостиле и методами легализации посольства

Вступление
В некоторых трансграничных сделках закупка и проверка подлинности «публичных документов» из международных юрисдикций могут быть трудоемким узким местом. Прежде чем публичный документ можно будет использовать в стране, отличной от той, в которой он был выпущен, его происхождение должно быть заверено. Этот тупик был урегулирован Гаагской конвенцией об апостиле документов, которая облегчает обмен и передачу публичных документов, выпущенных и используемых странами, которые придерживаются Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных публичных документов («Гаагская конвенция об апостиле» или « Конвенция»). [1] В этой статье представлен общий обзор процесса проверки подлинности документов и перевод с апостилем в соответствии с Гаагской конвенцией об апостиле и традиционными методами легализации. Основное внимание уделяется документам, выпущенным компетентными органами в штате Нью-Йорк, но многие замечания относятся к другим штатам США.

Апостиль Процесс
Гаагская конвенция об апостиле является многосторонним договором, разработанным Гаагской конференцией по международному частному праву («Гаагская конференция»). Впервые он был введен в действие в 1965 году первоначальными ратифицировавшими его государствами, включая Соединенное Королевство, Нидерланды и Гонконг.

[2] Гаагская конвенция об апостиле определяет, каким образом определенные типы документов, выпущенных в государстве, подписавшем Конвенцию, могут быть сертифицированы для юридических целей в других государствах, подписавших Конвенцию. Конвенция охватывает только «публичные документы», такие как судебный документ, административный документ, нотариальный акт или другие официальные свидетельства. Стороны Конвенции могут дополнительно сузить типы документов, которые могут быть заверены апостилем.

Сертификация в соответствии с Конвенцией называется «апостиль»; как правило, оно аналогично нотариальному заверению в национальном законодательстве и обычно дополняет нотариальное заверение документа в соответствии с применимым внутренним законодательством. В тех случаях, когда страна-отправитель и страна-получатель являются государствами-членами Гаагской конвенции об апостиле, апостиль подтверждает подлинность документа и устраняет необходимость двойной сертификации, а именно нотариальное заверение в стране-отправителе с последующей легализацией в стране-получателе.

Апостиль прикрепляется к публичным документам «компетентными органами», назначенными (или находящимися под делегированием) правительством страны, являющейся стороной Гаагской конвенции об апостиле. Например, в штате Нью-Йорк государственный секретарь штата Нью-Йорк является уполномоченным компетентным органом, который уполномочен выдавать апостиль. Чтобы документ имел право на апостиль, он должен быть выдан или заверен сотрудником, признанным компетентным органом, выдавшим апостиль. Например, в штате Нью-Йорк государственные нотариусы уполномочены государственным секретарем штата Нью-Йорк и зарегистрированы в округе, в котором они были уполномочены. Следовательно, документ, заверенный нотариусом в штате Нью-Йорк, может получить апостиль, если документ был надлежащим образом заверен нотариусом и затем заверен секретарем округа в округе, где был введен нотариус.

Однако в случае записей о рождении, смерти, браке и разводе, выдаваемых нью-йоркским отделом регистрации актов гражданского состояния, процесс отличается, поскольку государственный секретарь Нью-Йорка не признает эту должность напрямую. Как следствие, подпись городского клерка должна быть заверена окружным секретарем округа Нью-Йорк, чтобы свидетельство о рождении имело право на апостиль. В другом штате, территории или иностранном государстве США Верховный суд или другой такой государственный орган может иметь полномочия на апостиль. Каждое государство США имеет свои уникальные правила практики: некоторые штаты имеют одностадийный процесс, а другие - многоступенчатый. В некоторых юрисдикциях процесс может быть более упорядоченным, чем в других, что частично зависит от объема запросов на апостиль.

Конвенция устанавливает форму и содержание самого апостиля, который представляет собой печатный документ, состоящий из 10 пронумерованных стандартных полей и предписанного языка. Важно отметить, что апостиль должен быть получен в соответствующем органе в том же штате, где документ был выдан или заверен нотариально. Для того чтобы сертификация была признана подлинной, учреждение-эмитент должно использовать определенный язык, помещенный либо в самом документе, либо на аллонже, прикрепленном к документу. После изготовления апостиля он готов к представлению компетентным административным или судебным органам принимающей страны.

Важно отметить, что сила апостиля не распространяется на содержание сертифицируемого документа. Другими словами, он не удостоверяет, что содержание и основные части документа являются правильными или даже точными. Это только подтверждает, что подписи должностных лиц на документе являются подлинными, подписывающий документ должностное лицо действует в своем надлежащем качестве, когда он подписывает, и что любая государственная печать или штамп является подлинной.

Хотя апостиль служит важной цели в международных сделках, он не без проблем. Мошенничество с апостилем остается распространенным явлением, особенно в тех случаях, когда компетентные органы и сертифицирующие организации не подтверждают содержание сертифицируемого документа. Было несколько случаев, когда документ был должным образом аутентифицирован апостилем, но позже было обнаружено, что базовый документ был подделкой.

Другие проблемы включают истечение срока апостиля до его использования в транзакции, неправильное использование процесса апостиля для получения информации, которая не была предоставлена ​​субъектом, запрашивающим сертификацию, и необходимость обеспечить безопасный метод прикрепления к базовым публичным документам, которая может включать в себя конфиденциальную информацию. Во многих отношениях апостиль является настолько же надежным, как и основной нотариальный или сертификационный режим.

Апостиль становится цифровым
Несмотря на преимущества сертификации апостилем, технологические разработки угрожают снизить эффективность процесса апостиля. Модернизация процесса апостилирования является областью растущей важности как для частных лиц, так и для государственных учреждений. Когда Конвенция была разработана в 1961 году, ее участники не могли представить себе создание Интернета, рост глобальной экономики данных, возрождение рынка криптовалют и внедрение технологии распределенной бухгалтерской книги. Использование электронного апостиля поможет транзакционным (перевод цена) сторонам соответствовать скорости, эффективности и прозрачности, обнаруживаемым в эпоху цифровых алгоритмических транзакций.

Начиная с 2007 года Гаагская конференция стремилась обновить процесс апостиля, чтобы отразить улучшения в цифровых технологиях путем создания Программы электронного апостиля («e-APP»). Электронное приложение состоит из двух компонентов. Компонент электронного апостиля программы e-APP включает использование электронного файла с цифровой подписью, который передается электронными средствами, такими как электронная почта, или иным образом предоставляется для загрузки или просмотра с веб-сайта.

Компонент электронного регистра программы e-APP состоит из электронных регистров, которые доступны в режиме онлайн, чтобы получатели могли легко проверить происхождение полученного ими апостиля. Электронное приложение было внедрено примерно 32 сторонами Гаагской конвенции об апостиле, включая Соединенные Штаты и Гонконг. По сути, электронный апостиль, электронное приложение является ответом сторон Конвенции на призывы к упрощенному процессу аутентификации для производства публичных документов за рубежом.

Использование e-APP, будь то в аналоговой транзакции или в сделке с цифровыми платежами, предоставляет средства для борьбы с мошенничеством и обеспечивает повышенный уровень безопасности, который намного превышает уровень защиты только на бумаге. К другим преимуществам относится отсутствие апостиля, так что сертификация будет оставаться действительной даже после истечения срока действия цифрового сертификата лица, подписывающего e-APP, и простой и безопасный способ прикрепления к базовым общедоступным документам.

Пытаясь определить, является ли процесс апостилирования желательным или необходимым для вашей транзакции, рассмотрите возможность обращения к поставщикам юридических услуг за конкретными рекомендациями по последним изменениям в этом важном, но недостаточно используемом международном механизме.

Когда апостиль недоступен: процесс легализации
Если страна не подписала или не ратифицировала Конвенцию (или не заключила двусторонний договор о признании общедоступных документов друг друга) или когда сертификация включает в себя документ, который не является «публичным документом», охватываемым Конвенцией, аутентификация документов предназначена для для использования за границей требуется более громоздкий процесс, известный как «легализация» (также известный как «легализация в посольстве»).

[3] Процесс легализации состоит из цепочки отдельных аутентификаций публичного документа, который стороны хотят сертифицировать, включая заверение документа министерствами иностранных дел (иногда действующими через посольство или консульство) для обеих стран, в которых документ и государство, в котором будет использоваться документ. На практике это означает, что документ должен быть заверен дважды, прежде чем он сможет иметь юридическую силу в принимающей стране.

Например, поскольку Канада не подписала Конвенцию, канадские документы для использования в других странах должны быть заверены заместителем министра иностранных дел в Оттаве или канадским консульским должностным лицом за рубежом, а затем соответствующим правительственным учреждением или консульством страны. принимающее государство. Из-за большого количества вовлеченных органов процесс легализации часто является медленным, обременительным и дорогостоящим для действующих сторон.

Поскольку легализация по-прежнему требуется для стран, которые не являются сторонами Конвенции, стороны транзакции должны пройти процесс легализации, если либо страна, выдавшая публичный документ, либо страна, в которой будет использоваться документ, не является подписавшей стороной или обеими сторонами. Прежде чем продолжить, вам следует проконсультироваться с местными властями о правилах и требованиях, касающихся прохождения процесса легализации.